[Tutorial Business Central] Cómo integrar Business Central y el correo

En el artículo que publicamos anteriormente vimos la forma de trabajar en Business Central sin salir de nuestra aplicación de Outlook. Hoy en cambio, vamos a tratar esta integración desde dentro del ERP de Microsoft.

Integración Microsoft Dynamics 365 Business Central y el correo

En la versión 17 (2020 wave 2) se introdujeron cambios importantes en la integración entre el correo y Dynamics 365 Business Central como puede ser el cambio del protocolo de autentificación a Exchange online (hasta entonces se realizaba a través de SMTP) o la posibilidad de incorporar múltiples direcciones de correo para cubrir los escenarios de comunicación con clientes y proveedores.

La instalación de estas nuevas funcionalidades será obligatoria a partir de la versión 19, hasta entonces coexistirá con la antigua, pero el administrador de la aplicación podrá elegir instalarla en cualquier momento.

Vamos a pasar ahora a revisar algunas de las nuevas capacidades incluidas en esta integración que consideramos que son las más interesantes de cara a la mejora de la productividad de nuestros usuarios.

Editor de correo

Se ha dotado a Microsoft Dynamics 365 Business Central de un editor de correo, muy similar al de Outlook online, para que podamos modificar y dar formato a nuestros emails enviados sin salir de nuestro ERP.

También podemos incluir archivos adjuntos o direcciones en CC o CCO e incluso modificar la dirección de mail emisora del mensaje o el asunto (que se genera automáticamente en este caso al enviar una factura emitida por mail).

Control de la actividad de email

Hasta esta última mejora introducida por parte de Microsoft, no había forma de controlar los correos que se enviaban desde Business Central, lo cual es de vital importancia. Es por ello que se han incorporado nuevas páginas para realizar este seguimiento:

Correos electrónicos con errores en la bandeja de salida

Nos permite identificar el error que se produjo a la hora de enviar un correo electrónico desde Business central y subsanarlo.

Borradores de correos electrónicos en la bandeja de salida

Podemos guardar el borrador de un correo electrónico para enviarlo mas tarde, de igual forma que haríamos desde Outlook.
Cuando queramos retomar la redacción de nuestro borrador accederemos a el y podremos editarlo (como vimos antes) y enviarlo.

Correos electrónicos enviados en los últimos 30 días

Desde el listado de emails enviados podremos consultar todos los mails enviados desde Business Central y tendremos la opción de reenviar o modificar el correo y enviarlo de nuevo.

Por temas de privacidad, únicamente accederemos a los correos enviados por nosotros mismos aunque si podremos acceder al documento que generó el mail pulsando en Mostrar origen.

Configuración de escenarios de comunicación

Se ha incorporado a Microsoft Dynamics 365 Business Central una lista de escenarios de comunicación con clientes y proveedores en los que interviene el mail para que podamos seleccionar y definir en cada caso que dirección de correo electrónico nos interesa que se emplee para el envío de los mails.

Un escenario únicamente puede estar relacionado con una cuenta de email y si no asignamos un escenario para ninguna cuenta, se empleará la dirección de correo que se ha indicado como defecto.

Somos especialistas en Business Central

Es importante tener en cuenta que la integración entre Dynamics 365 Sales y Business Central se limita a una relación de registros predefinidos. Si tienes dudas sobre como realizarla o tus requisitos exceden la capacidad de la integración nativa… ¡contacta con nosotros y te ayudemos! Independientemente de en qué punto te encuentres o cuáles sean tus necesidades en keykumo estamos para ti: elección de una solución, implantación, migración de tus datos, integraciones… ¡consúltanos sin compromiso!