Si en el artículo anterior os contábamos cómo trabajar con coautoría en Office 365, en esta ocasión os traemos una relación de preguntas y respuestas frecuentes respecto a esta funcionalidad de Office 365.
¿Qué es la coautoría de Office 365?
La coautoría es una funcionalidad de Office 365 que nos permite abrir y trabajar en el mismo documento a diferentes personas, independientemente de dónde nos encontremos. Al utilizar esta esta funcionalidad, podemos ver en tiempo real cómo trabajan nuestros compañeros, así como los cambios que estén realizando y las dudas o anotaciones que incluyan en el documento.
¿Qué necesito para trabajar en coautoría en Office 365?
Para trabajar en coautoría con Office 365 necesitas:
- Un área de almacenamiento compartido OneDrive. OneDrive para Empresa, SharePoint Online y SharePoint Server son áreas de almacenamiento compartido que habilitan la coautoría.
- Aplicaciones que admiten la coautoría. Word y el PowerPoint en todos los dispositivos y versiones más recientes que Office 2010 admiten la coautoría. Las aplicaciones móviles Excel y la última versión de Excel para Office 365 también admiten la coautoría.
- Un documento válido para la coautoría. La co-autoría solo se admite en formatos de archivo modernos como:. docx (Word ),. pptx (PowerPoint ) y. xlsx (Excel ).
- Permisos de edición para los coautores. Todos los coautores deben tener permiso para obtener acceso y editar los documentos.
¿Cómo trabajar con coautoría en Office 365?
Ya dedicamos un artículo completo que explica cómo trabajar con coautoría en Office 365. Además, puedes consultar cómo…
¿Es posible trabajar en coautoría sin conexión?
Puedes trabajar en coautoría, incluso cuando estás sin conexión. Si hay otros usuarios editando el mismo documento, estos no podrán ver los cambios que realices si está trabajando sin conexión. Cuando vuelvas a conectarte, se te notificarán los cambios disponibles y los demás usuarios verán los tuyos.
Por ejemplo, cuando estás trabajando en Word, el párrafo que estás editando se bloquea para que ningún usuario pueda sobrescribir tu trabajo. Al trabajar sin conexión, se puede dar la situación en la que se pueda editar el mismo párrafo que otro miembro del grupo. No obstante, al guardar los cambios, recibirás un mensaje emergente en el que se te indicará que hay un conflicto. En ese momento, podrás hacer clic para ir al lugar en el que podrá solucionar el problema.
Si estás trabajando en un archivo que está almacenado en una carpeta de sincronización, este se sincronizará cuando vuelvas a conectarte, independientemente de si se está ejecutando o no la aplicación (Word o PowerPoint). Cuando vuelvas a conectarte, el archivo se sincronizará automáticamente. Si hay conflictos, recibirás una alerta.
¿Quién puede trabajar en coautoría?
Dependiendo de dónde se alojen los archivos, variará quién puede trabajar en coautoría con los documentos.
Archivos almacenados en SharePoint
En SharePoint, de forma predeterminada, todos los documentos de una biblioteca heredan los grupos y los permisos asignados a esa biblioteca en la que almacena y crea documentos. ¿Qué quiere decir esto? Por ejemplo, si tenemos un sitio de grupo en el que todos los usuarios tengan permisos de lectura y escritura, cualquier miembro puede ser coautor.
Aunque los permisos de SharePoint son heredados, se pueden establecer otros diferentes para usuarios específicos. Si una biblioteca de SharePoint se comparte solo con permisos de visualización, puedes conceder permiso de edición a algunos usuarios. Sin embargo, si se han establecido permisos de edición para todos los usuarios en la biblioteca, no puede restringir esta configuración para que algunos usuarios solo tengan permisos de visualización. Es decir, puedes reemplazar un permiso heredado por uno más restrictivo, pero no por uno con una restricción menor.
Archivos almacenados en OneDrive
Los archivos almacenados en OneDrive deben compartirse explícitamente. De forma predeterminada, solo los puede ver y editar el propietario de la biblioteca. Puedes seleccionar quién puede editar archivos individuales compartiéndolos con usuarios o grupos con permisos de edición.
¿Puedo trabajar en coautoría en los documentos con Office 2007 o en una versión posterior?
Puedes cargar archivos a través Word y PowerPoint 2007 o versiones anteriores a SharePoint Online o OneDrive, así como abrirlos para editarlos, pero no puedes trabajar con coautoría en esos documentos con esas aplicaciones heredadas. ¿Por qué? Se debe a que cuando un usuario abre un documento con Word o PowerPoint 2007, SharePoint Online o OneDrive crea un bloqueo en el documento e impide que otros usuarios de Office editen ese documento.
¿Puedo trabajar en coautoría sin SharePoint o OneDrive?
Sí es posible ya que trabajar en coautoría con archivos con otros proveedores de almacenamiento con Office para la Web, por ejemplo, con Dropbox Business.
No obstante, esta funcionalidad tiene ciertas limitaciones. Por ejemplo, algunos proveedores de terceros no son compatibles con la versión de escritorio de Office u otras plataformas y Microsoft no admite la coautoría de documentos almacenados en Google Drive.
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