Hoy, en trucos de Office 365 para ayudarte con tu productividad del día a día, te explicamos con detalle cómo utilizar el panel de inicio de MyAnalytics. Podrás conocer tus patrones de trabajo para hacerlo de manera más inteligente lo que mejorará tu concentración, bienestar, red y colaboración.
Qué es MyAnalytics
Microsoft MyAnalytics de Office 365 que analiza tu forma de trabajar y después te sugiere maneras de trabajar de forma más inteligente: desde disminuir el tiempo de reuniones improductivo hasta reducir el tiempo dedicado a trabajar después del horario laboral. Incluso usa la inteligencia artificial (IA) para ayudarte a realizar tus tareas pendientes al marcar los compromisos que adquiriste a través del correo. Además, es completamente privado para cada uno de los usuarios.
Panel de Inicio: ¿qué haces con tu tiempo?
MyAnalytics se divide en cuatro categorías, que se centran en dos elementos centrales de su vida laboral: lo que está haciendo con su tiempo y con quién está trabajando. El punto es aumentar la productividad personal, al tiempo que enfatiza la necesidad y la validez del tiempo de inactividad. Las cuatro categorías son Concentración, Bienestar, Red y Colaboración. Los dos primeros abordan lo que estás haciendo con tu tiempo y los dos últimos analizan con quién estás coordinando regularmente.
La primera pestaña de Inicio agrupa las analíticas más destacadas de estos cuatro puntos y hace una valoración sobre ellos, habiendo analizado los diferentes patrones de trabajo.
Concentración
El tiempo disponible para concentrarte es una estimación de la parte de sus 4 semanas anteriores que se ha abandonado después de la colaboración. El tiempo de colaboración se basa en las reuniones, los correos electrónicos, los chats y las llamadas. El tiempo que se bloquea en el calendario sin ningún otro asistente se cuenta en el tiempo disponible para concentrarse.
¿Por qué es importante? Tras consultar un correo electrónico o chat, puedes tardar hasta 23 minutos en volver a centrarte.
Bienestar
Los días tranquilos se basan en si envías y lees correos electrónicos, en la asistencia a reuniones, en las llamadas o en el envío de chats durante las horas tranquilas. Las horas tranquilas se encuentran fuera del horario laboral de 9:00 a 19:00 y también pueden incluir fines de semana.
¿Por qué es importante? Las personas que se desconectan diariamente de un informe de trabajo reducen los niveles de estrés y ansiedad.
Red
Tu red activa se compone de todos los contactos internos y externos con los que tienes al menos una conexión significativa. Una conexión significativa consta de una comunicación de doble sentido mediante el correo electrónico, los chats, las llamadas y las reuniones de menor tamaño.
¿Por qué es importante? Conocer a gente nueva puede ayudarte a conseguir recursos e ideas nuevos para el trabajo.
Colaboración
El tiempo empleado en la colaboración es una estimación del tiempo que empleó en las últimas 4 semanas en las reuniones, el correo electrónico, los chats y las llamadas. Se mide como un porcentaje de su semana laboral, que se basa en la actividad de tu horario laboral.
¿Por qué es importante? El 47 % de las reuniones se consideran poco productivas.
¿Cómo aplica a mi productividad?
Con todos estos datos trabajados, MyAnalytics nos dará una serie de conclusiones en lo relativo a nuestra productividad. Además, nos sugerirá mejoras para que esos hábitos ayuden a que cada día trabajemos mejor y de manera más eficiente. Por ejemplo:
- Colaboradores nuevos. Podemos marcar estos contactos como importantes para mantenernos al día de sus tareas y el correo electrónico que recibimos y todavía no hemos leído. La correcta gestión de contactos nos ayuda a crear redes externas que ayudan a obtener nuevas perspectivas y a establecer asociaciones.
- Tiempo invertido en reuniones. Planificar cuándo haremos determinadas tareas puede ayudarnos a avanzar más trabajo. Tratar de reservar tiempo de concentración en el calendario y de añadir tareas al cuerpo de la cita, facilita esta organización.
- Planificar la semana. Asegurarnos de planear tiempo para concentrarse en el trabajo en el calendario con antelación, nos puede ser de gran ayuda. Mediante el bloqueo de más de 2 horas de tiempo de trabajo de concentración en nuestro calendario todos los días, podemos obtener más en menos tiempo, controlando nuestra lista de tareas y dando rienda suelta a nuestra creatividad.
Empieza a trabajar con Microsoft MyAnalytics
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