Desde hace unos años, Microsoft viene avisando de la inminente retirada de Skype del mercado. De hecho, desde el año pasado, todos los nuevos clientes de Office 365 se incorporan directamente a Microsoft Teams. ¿Qué hay detrás de todos estos cambios y cómo afectará a tu organización? ¡Prepárate antes del gran cambio!

El fin de Skype está próximo

Como decíamos, Microsoft lleva años dando pequeños pasos hacia la extinción de Skype:

La muerte de Skype Classic

El 1 de noviembre de 2018, comenzó este particular periplo hacia Microsoft Teams. Ante la sorpresa de unos y la resignación de otros, Skype Classic (también conocido como Skype 7) dejaba de funcionar. Esta era la última versión de la versión tradicional de escritorio de Windows de Skype que se lanzó por primera vez hace quince años; Microsoft lo consideraba un software obsoleto y heredado. El software de Skype 8 incluía, además de un core mejorado, nuevas características como la función de grabación de llamadas incorporada.

Teams, el upgrade de Skype

A mediados de 2019, Microsoft informaba que todos los nuevos clientes de Office 365 se incorporaría a la poderosa solución de Teams, que incluye todas las funcionalidades de Skype y mucho, MUCHO, más. De hecho, en palabras de la propia compañía:

En los últimos dos años, hemos trabajado estrechamente con los clientes para refinar Teams y ahora sentimos que podemos recomendarlo con seguridad como una actualización para todos los clientes de Skype for Business Online.

Los clientes que ya han migrado, nos dicen que Teams no solo les ha ayudado a mejorar la colaboración en general, sino que también ha brindado una oportunidad única de repensar la forma en que se realiza el trabajo en sus organizaciones.

Y en 2021: la fecha de la retirada

El esfuerzo invertido por la compañía, así como las buenas experiencias por parte de los usuarios, han llevado a Microsoft a anunciar que Skype Empresarial Online se retirará el 31 de julio de 2021. Después de ese momento, ya no se podrá acceder al servicio.

¿Qué hacer si utilizas Skype Empresarial?

¿Tu organización utiliza Skype Empresarial? ¡Bienvenido a Microsoft Teams! Implementa el cambio lo antes posible para mejorar tu productividad y reducir el impacto del cambio. Te explicamos los pasos básicos para migrar a Microsoft Teams:

a. Planifica

  1. Define a los responsables. Asigna a los miembros del equipo del proyecto responsables de impulsar el éxito del upgrade. Informa, además, a todas las partes interesadas.
  2. Define la visión y el alcance de tu proyecto. Diseña una visión global y el alcance actual del proyecto para crear un plan de upgrade.
  3. Define objetivos. Establece objetivos medibles para la evalución de la implantación (por ejemplo, podemos medir el impacto en nuestra red de trabajo si se lleva a cabo una reducción de llamadas al mínimo o en la satisfacción del usuario si estos recomiendan Teams a otros).
  4. Identifica riesgos y ten planes de contención. Es importante que establezcas un plan de contención que garantice que puedes encauzar el proyecto siempre que surjan problemas.
  5.  Define un timeline. Establecer tiempos y objetivos ayudará a que el proyecto se mantenga en tiempo y presupuesto.
  6. Ten una buena estrategia para la coexistencia de Skype y Teams. Asegúrate que el tiempo de coexistencia no frena la implantación de Teams.

b. Prepárate

  1. Evalúa tu entorno y completa el onboarding técnico de Teams. Asegúrate de que su entorno esté listo para que los equipos ayuden a optimizar la experiencia del usuario y facilitar su actualización con el tiempo.
  2. Optimiza tu red para Teams, especialmente para los escenarios multimedia en tiempo real. Si estás implementando audio, vídeo o reuniones, pon especial cuidado para optimizar su red para esa funcionalidad.
  3. Evalúa la preparación para el cambio organizativo y define los escenarios de trabajo en equipo. Comprender tu base de usuarios para preparar el mensaje de valor ajustado, así como el nivel de formación necesario para facilitar y acelerar la adopción por parte de los usuarios.
  4. Prepara un plan de capacitación para definir la forma en que se comunicará, capacitará y apoyará a tus usuarios. Personaliza tu plan de comunicación, capacitación y apoyo para asegurar una buena acogida de la nueva tecnología.
  5. Anuncia el lanzamiento de los equipos de Microsoft. Comunícalo a tus empleados tan pronto como llegues a este punto para que se sientan incluidos, se reduzcan los niveles de incertidumbre… e incluso se cree un poco de hype.
  6. Prepara a tu personal informático para Teams. Confirma que tu equipo de IT tiene todo lo necesario para preparar y apoyar su entorno técnico para los Teams.

c. Lanza un piloto

  1. Esboza la logística del piloto. Define la logística necesaria para llevar a cabo el piloto que te ayudará a validar puntos clave en el despliegue final.
  2. Selecciona los participantes del piloto y los escenarios de prueba. Identifica a los usuarios que pueden ayudar a validar los escenarios de trabajo en equipo y verificar la preparación Teams.
  3. Diseña tu plan de prueba y la encuesta de retroalimentación. Identifica tareas claramente definidas para que los participantes las completen y una forma en la que compartan su retroalimentación.
  4. Crea tu plan de comunicaciones del piloto. Forma a los participantes del piloto sobre lo que está sucediendo, cuándo y por qué, y qué se espera de ellos.
  5. Analiza la retroalimentación. Recopila los comentarios de los usuarios, las estadísticas de la red y la asistencia para analizar todo en relación con sus objetivos y determinar su plan de avance.

d. Despliega Teams (en coexistencia con Skype Empresarial)

  1. Anuncia el lanzamiento oficial de los Teams.  Envía una comunicación oficial cuando Teams esté listo.
  2. Habilita el modo de coexistencia adecuado para tus usuarios. Sigue los pasos para establecer el modo o modos de coexistencia adecuados para tu organización.
  3. Mantente informado sobre la hoja de ruta Teams. Monitorea la hoja de ruta de Microsoft para identificar el momento adecuado para que tu organización pase a Teams.
  4. Envía comunicaciones adicionales. Fomenta la adopción por parte de los usuarios y mantén la emoción por Teams con comunicaciones y reconocimiento a los usuarios más activos.

Los próximos pasos serían migrar definitivamente a Microsoft Teams. ¿Te interesa cómo llegar a cabo este cambio definitivo? ¡Deja un comentario y os lo contamos la semana que viene!

Preguntas frecuentes

¿Puedo seguir utilizando Skype Empresarial online mientras nos preparamos para adoptar Teams?

Sí, Microsoft ofrece diferentes opciones para ejecutar Skype Empresarial Online y Teams juntos. Estos modos de coexistencia permiten a tus empleados familiarizarse con Teams hoy, mientras ayudan a acelerar el upgrade a Teams.

¿Por qué necesito una guía de actualización? ¿No puedo simplemente eliminar Skype Empresarial?

La actualización de Skype Empresarial a Teams es más que una migración técnica. Representa una transformación en la forma en que los usuarios se comunican y colaboran; un cambio que no siempre es fácil. El enfoque  ideal debe abordar los aspectos técnicos de su actualización, así como alentar la aceptación y adopción de los equipos por parte de los usuarios, generando una experiencia de usuario positiva y la realización de resultados comerciales.