3 trucos para RRHH: mejora el onboarding con Dropbox Paper

«Los empleados recién llegados no pueden centrarse en su trabajo y llevarnos al siguiente nivel si se sienten estresados pensando sobre el funcionamiento de su nuevo puesto de trabajo: cómo irán a una sala de reuniones, cómo recibirán los beneficios de empresa o cuándo se les pagará por primera vez», dice Joe Topasna, analista de operaciones de recursos humanos en Dropbox. Los profesionales de recursos humanos están buscando nuevas formas de reducir las tareas repetitivas, de centrarse en hacer que la experiencia de la llegada a una empresa sea más personal. Te contamos 3 trucos para que tus nuevos empleados se integren de la manera más eficiente que ya utilizamos en keykumo.

Plantillas para tus documentos

La bienvenida y el flujo de información…

¡Bienvenido a tu nuevo puesto de trabajo! Aquí tienes toda la documentación que necesitas… ¡el compliance de la empresa! Desde luego, no es la mejor forma de decir «Bienvenido a tu nuevo trabajo«, ¿verdad? Por otro lado, y como bien saben los profesionales de recursos humanos, el proceso de incorporación es cambiante. ¿Son los beneficios de este mes los mismos que el anterior? ¿Alguien tiene los detalles del nuevo departamento o se comparten con el resto de empresa? Lo que ayer era norma, hoy debe actualizarse. Mantener toda esta documentación al día es un desafío.

… mejor con Dropbox Paper

¿Cómo mejorar estos procesos y ahorrar esfuerzo? Tanto en keykumo -como en Dropbox- compartimos un Paper a cada nuevo empleado: así puede estar  al día de los últimos detalles, no sólo el día de su entrada sino durante todo el tiempo que esté en la empresa.

«Con Paper, podemos hacer un cambio en un documento y la gente puede verlo en vivo, por lo que no tenemos que enviar revisiones. También podemos comentar y hacer que las personas revisen diferentes cosas directamente en el documento, lo que es realmente útil para nuestro equipo. Podemos repetir nuestras instrucciones en cualquier momento. Las nuevas contrataciones ni siquiera necesitan hacer clic en actualizar para ver los cambios «.

Dorena Sanchez, Analista de Experiencia de Empleados de Beneficios en Dropbox

También ahorramos tiempo al usar plantillas, lo que les permite evitar la molestia de crear un nuevo lote de documentos para cada nuevo departamento o empleado. Cuando el equipo de RRHH reutiliza los documentos de forma recurrente, utilizan la función «templatize» de Paper.

Información audiovisual

«Acabamos de implementar esta lista de verificación de beneficios a fines del año pasado. Antes de eso, era una presentación de 60 diapositivas que compartiríamos con los empleados y esperaríamos que recordaran cada detalle».

Dorena Sanchez, Analista de Experiencia de Empleados de Beneficios en Dropbox

Dorena rápidamente se dio cuenta que esta sobrecarga de información no es fácil para los nuevos empleados; especialmente cuando se aglutinan personas de diferentes departamentos que requieren explicaciones específicas. Además de todo el papeleo, ¡hay un nuevo trabajo que aprender!

Después de implementar la lista de verificación del documento en papel, Dorena y su equipo descubrieron que no solo simplifica el proceso, sino que también ayuda a los nuevos empleados a centrar su atención en lo que más importa. «Ahora podemos decir al comienzo de la presentación, ‘No intentéis recordar esto. Solo podéis verlo más tarde’. La gente se ríe, pero en realidad, solo necesitan recordar dónde está la información».

Transparencia y eficiencia

«A veces recibimos preguntas como: ‘¿Dónde encuentro esta información? ’Le responderemos: ‘Parece que aún no ha abierto este documento. Este doc va a ser tu mejor amigo. Síguelo paso a paso y no te perderás nada. ’»

Dorena Sanchez, Analista de Experiencia de Empleados de Beneficios en Dropbox

Con la función de información del espectador en Paper, el equipo de Recursos Humanos puede enviar un documento a las nuevas contrataciones y luego volver a consultar para ver quién lo abrió (y quién no). De esta manera, Dorena dice que pueden asegurarse de que todas las personas que necesitan estar al día reciban la información.

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