Guía: Cómo elegir un ERP para tu empresa

¿Cómo se elige un ERP? Te traemos una guía rápida para que descubras qué sistema de planificación de recursos empresariales se adapta mejor a tu empresa. Lee el artículo o directamente completa el test de la parte inferior para saber qué necesita tu empresa

¿En qué sector se ubica tu empresa?

Todas las empresas, sean del sector que sean, tienen necesidades y requisitos comunes para funciones específicas como libros de cuentas, facturas que pagar, etcétera. Para cubrir estas necesidades, la mayoría de sistemas contables cuentan con funcionalidades para cubrir estos aspectos básicos. No obstante, más allá de estos básicos, la especialización por sector hace que otro tipo de características operacionales difieran de empresas de un sector a otro.

Los ERPs tradicionales tendían a alinearse por verticales. No obstante, los más modernos miden la plasticidad con la que pueden satisfacer las funcionalidades de la industria y, además, las específicas de tu organización.

¿Sabes dónde vas a desplegar tu ERP?

La decisión de cómo desplegar tu nuevo ERP puede ser sencilla – o no tanto. Ciertos sistemas ERP sólo se ofrecen como soluciones «en la nube»; basta con adquirir a una suscripción y comenzar a funcionar. Otros sistemas ERP son sistemas on-premise, lo que significa que tu empresa ha de tener un hardware específico (y si no, adquirirlo) que debe gestionar y mantener. Por último, existe una pequeña gama de ERPs que ofrecen ambas posibilidades (cloud y on-premise).

Saber dónde se va a alojar tu ERP y entender qué lleva asociada cada una de las opciones, es fundamental para decantarse por una solución u otra.

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¿Cuál es el objetivo principal de implementar un ERP?

¿El foco está en tu departamento de finanzas o tiene un enfoque global para tu ERP completo? Los sistemas financieros o contables, como su nombre indica, se centran exclusivamente en cuadrar los débitos y los créditos, y en elaborar estados financieros. Los sistemas ERP ofrecen una gama mucho más amplia de funcionalidades, además de las contables. Por ejemplo, recursos humanos y nóminas, presupuestos y previsiones, CRM…

¿Qué quieres conseguir con la implementación del ERP? ¿Una actuación localizada sobre el departamento financiero o quieres aprovechar la inversión para mejorar la competitividad de tu empresa?

¿Te has planteado implantar un sistema de automatización de la fuerza de ventas?

A diferencia de las soluciones clásicas de contabilidad, los sistemas ERP pueden integrarse de manera sencilla con un CRM; de hecho, algunos cuentan con un pequeño CRM integrado para que no tengas que invertir en varios programas. Utilizando la automatización y los flujos de trabajo, analizando las actividades históricas y los saldos actuales, tu departamento comercial puede mejorar significativamente la productividad generando satisfacción para tus clientes, menos errores en tus procesos y unos comerciales más productivos.

¿Ya tienes un CRM? ¿Tienes tus procesos de ventas automatizados y controlados? ¿Cómo has planteado que influya tu ERP en el departamento comercial?

¿Qué visión tienes de Recursos Humanos?

La decisión de implantar un sistema ERP, incluido el módulo o los módulos de Recursos Humanos, implicará también determinar cómo los propios empleados van a interactuar (o no) con el sistema. Puedes, por ejemplo,  liberar a Recursos Humanos de funciones como la actualización de la información personal -direcciones, datos de contacto- o solicitudes de información (beneficios, deducciones, etc) utilizando un portal web que es controlado y gestionado por RRHH.

¿Cuántos empleados van a tener acceso al CRM?

¿Cuántos empleados tiene tu compañía? ¿Todos los empleados tendrán acceso al ERP? ¿Te has planteado una estrategia de permisos para mantener la privacidad del dato?

Además del volumen de tu empresa, has de tener en cuenta que los sistemas ERP suelen ofrecer licencias de usuario con diferentes niveles de acceso: desde un usuario administrador (con acceso total a todo) hasta un empleado con accesos restringidos a sus registros personales; ciertos empleados tendrán que tener permisos para realizar todas y cada una de las tareas, mientras que otros tienen acceso de «sólo lectura», ejecutando informes y consultas pero sin poder interactuar con el sistema.

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