Llegó septiembre y el teletrabajo continúa. ¿Cómo lo estáis haciendo en vuestra empresa? A pesar de la rápida adaptación de organizaciones y empleados, es posible que notes que ciertos aspectos todavía son mejorables. ¡Y no solo pasa en tu compañía! Grandes organizaciones, como Microsoft, tienen amplia experiencia en esto del trabajo en remoto y comparten sus soluciones a problemas comunes que surgen en el día a día. En keykumo hemos recopilado algunas de ellas – que nos han servido – y las ponemos a vuestra disposición para acabar el año lo más productivos posibles.

La productividad en las reuniones

Este es un mal que no sólo se da en las reuniones online; cualquier reunión, presencial o remota, puede extenderse más de la cuenta sin que ello suponga una utilidad real. Hay un montón de opiniones volando por ahí, pero no hay una toma concreta.

Solución

Captura y organiza las ideas usando técnicas de lluvia de ideas visuales. Desde mapas mentales a diagramas o estrellas, cualquier software de diagramación (como Visio) tiene numerosas plantillas para adaptarse a cualquier problema o pregunta. En lugar de tirar las ideas y olvidarlas, intenta co-crear algo que aproveche las buenas ideas y ayude a centrar el pensamiento de todos. Utiliza las notas de reunión que puedan compartirse, en lugar de anotar cada uno lo suyo (con herramientas con OneNote o Teams).

La toma de decisiones se complica

Los miembros del equipo no están de acuerdo, alguien no acude a la reunión y manda un mail con sus opiniones, se lanzan con comentarios de última hora. Si este es un escenario conocido en la vida presencial, la toma de decisiones online puede parecer más difícil y hacer que los proyectos se estanquen.

Solución

Comienza los proyectos con una planificación efectiva. Eso significa entender qué tareas son necesarias así como quién puede y debe completar cada tarea. Utiliza organigramas para definir las funciones y responsabilidades del personal; esto puede ayudar a visualizar los recursos humanos, especialmente en una gran empresa, y eliminar la duplicación del trabajo. Utiliza diagramas de flujo y mapas de procesos para definir las tareas y su secuencia en un proceso, qué puntos de referencia dependen de otras tareas, e identificar quién es el responsable. Un poco de organización hace que la planificación de proyectos complejos sea más sencilla. También crea un mapa visual que se puede compartir y al que todos pueden referirse para ayudarles a mantenerse enfocados en los objetivos compartidos y cumplir con sus plazos. Si tienes Microsoft 365, tienes herramientas como Planner que pueden ayudarte (¡y se integra con Teams!).

 

¿Quién está haciendo qué?

La coordinación de los diferentes departamentos, suele se más sencilla pero… ¿sabes qué está haciendo el resto de tu empresa? La coordinación interdepartamental de cara a maximizar la producción, es decir, a remar todos en el mismo sencillo es difícil en el día a día… y nos hemos percatado que es todavía más difícil en remoto si no se toman las medidas pertinentes.

Solución

Usa software de diagramación para trazar procesos, flujos de trabajo, cronogramas de proyectos, organigramas y más para cada equipo. Estos son útiles para la planificación de equipos individuales, pero una de sus mejores características es su capacidad de compartir. Tener este tipo de documentación clara y visual puede ayudar a los diferentes equipos a entender en qué está trabajando el otro. Además, estos diagramas pueden vincularse a datos externos, como una hoja de cálculo o una base de datos de Excel, para ayudar a los equipos a comprender rápidamente los resultados de un proyecto o la información importante asociada a una tarea. Incrustar los diagramas en el software de análisis de negocios para obtener una comprensión más profunda de los datos y las métricas de cada equipo para construir una visión global del negocio. ¿Has probado ya la potencia de PowerBi?

 

Te acompañamos

¿Necesitas orientación para trabajar en remoto? En keykumo podemos nuestra experiencia al servicio de tu empresa y frecemos formaciones online exprés de dos horas: contáctanos.

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