Preguntas y respuestas sobre la coautoría en Office 365

Puedes trabajar en coautoría, incluso cuando estás sin conexión. Si hay otros usuarios editando el mismo documento, estos no podrán ver los cambios que realices si está trabajando sin conexión. Cuando vuelvas a conectarte, se te notificarán los cambios disponibles y los demás usuarios verán los tuyos.

Por ejemplo, cuando estás trabajando en Word, el párrafo que estás editando se bloquea para que ningún usuario pueda sobrescribir tu trabajo. Al trabajar sin conexión, se puede dar la situación en la que se pueda editar el mismo párrafo que otro miembro del grupo. No obstante, al guardar los cambios, recibirás un mensaje emergente en el que se te indicará que hay un conflicto. En ese momento, podrás hacer clic para ir al lugar en el que podrá solucionar el problema.

Si estás trabajando en un archivo que está almacenado en una carpeta de sincronización, este se sincronizará cuando vuelvas a conectarte, independientemente de si se está ejecutando o no la aplicación (Word o PowerPoint). Cuando vuelvas a conectarte, el archivo se sincronizará automáticamente. Si hay conflictos, recibirás una alerta.

En SharePoint, de forma predeterminada,  todos los documentos de una biblioteca heredan los grupos y los permisos asignados a esa biblioteca en la que almacena y crea documentos. ¿Qué quiere decir esto? Por ejemplo, si tenemos un sitio de grupo en el que todos los usuarios tengan permisos de lectura y escritura, cualquier miembro puede ser coautor.

Aunque los permisos de SharePoint son heredados, se pueden establecer otros diferentes para usuarios específicos. Si una biblioteca de SharePoint se comparte solo con permisos de visualización, puedes conceder permiso de edición a algunos usuarios. Sin embargo, si se han establecido permisos de edición para todos los usuarios en la biblioteca, no puede restringir esta configuración para que algunos usuarios solo tengan permisos de visualización. Es decir, puedes reemplazar un permiso heredado por uno más restrictivo, pero no por uno con una restricción menor.

Archivos almacenados en OneDrive

Los archivos almacenados en OneDrive deben compartirse explícitamente. De forma predeterminada, solo los puede ver y editar el propietario de la biblioteca. Puedes seleccionar quién puede editar archivos individuales compartiéndolos con usuarios o grupos con permisos de edición.

Puedes cargar archivos a través Word y PowerPoint 2007 o versiones anteriores a SharePoint Online o OneDrive, así como abrirlos para editarlos, pero no puedes trabajar con coautoría en esos documentos con esas aplicaciones heredadas. ¿Por qué? Se debe a que cuando un usuario abre un documento con Word o PowerPoint 2007, SharePoint Online o OneDrive crea un bloqueo en el documento e impide que otros usuarios de Office editen ese documento.

Sí es posible ya que trabajar en coautoría con archivos con otros proveedores de almacenamiento con Office para la Web, por ejemplo, con Dropbox Business.

No obstante, esta funcionalidad tiene ciertas limitaciones. Por ejemplo, algunos proveedores de terceros no son compatibles con la versión de escritorio de Office u otras plataformas y Microsoft no admite la coautoría de documentos almacenados en Google Drive.